„Mitarbeiter-App“. Klingt interessant. Hat man vielleicht schon einmal gehört und man kann sich vermutlich grob etwas darunter vorstellen. Aber was verbirgt sich hier hinter diesem Begriff denn eigentlich genau und was ist daran denn so besonders?

Eine Mitarbeiter-App ist eine mobile Anwendung, die speziell für die interne Kommunikation in Unternehmen entwickelt wurde. Sie soll die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und der Geschäftsführung erleichtern und verbessern. Mitarbeiter-Apps sind in der Regel auf die mobilen Geräte der Mitarbeiter ausgerichtet und bieten Funktionen wie Push-Benachrichtigungen, Chat-Funktionen, Mitarbeiterverzeichnisse und vieles mehr. Gleichzeitig besitzt eine Mitarbeiter-App eine direkte Anbindungsmöglichkeit zu einem Frontendsystem, das von den Nutzern über den Internetbrowser angesteuert werden kann. Dieses Frontend-System kann einerseits als Alternative zur App aber auch  parallel oder für administrative Zwecke genutzt werden.

Eine Mitarbeiter-App ermöglicht es Mitarbeitern, auf relevante Nachrichten, Termine, Dokumente und andere Ressourcen zuzugreifen, die ihren Arbeitsalltag erleichtern und ihre Produktivität steigern. Sie fördert auch die Mitarbeiterbindung, indem sie Feedback, Anerkennung, Umfragen und andere soziale Funktionen anbietet. 

Mobile first!

Eine Besonderheit einer Mitarbeiter-App ist ihre starker Fokus auf das Mobile-first-Konzept, wodurch sie sich modernen Strukturen von Unternehmen und dessen Mitarbeitern anpasst. Das Mobile-first-Konzept entstammt ursprünglich aus dem Webdesign und beschreibt die Priorisierung von Gestaltungsprozessen auf deren Darstellbarkeit auf mobilen Displays, wie Smartphones und Tablets. Diese mobilen Endgeräte sind heute nicht mehr aus unserem privaten oder geschäftlichen Leben wergzudenken und haben ihren festen Platz eingenommen. 

Eine Mitarbeiter-App bietet sich also unzweifelhaft durch ihren mobilen Einsatz an. Viele Mitarbeiter eines Unternehmens, beispielsweise von Stadtwerken, sind ständig unterwegs im Außendienst, dennoch müssen sie allzeit erreichbar sein. Mit dem Mobile-first-Konzept wird diese Erreichbarkeit sichergestellt. Mit ihr haben Mitarbeiter beständig Zugang zu Unternehmensinformationen, können kontaktiert werden und untereinander kommunizieren, unabhängig von ihrem Standort oder Arbeitsplatz. Durch die Kommunikation untereinander kann vor allem das soziale Miteinander gesteigert werden – Bindungen zwischen Kollegen werden gefestigt und Arbeitspartner können so schnell gefunden werden. Treten Probleme oder Fragen auf, so kann eine kollegiale Hilfe schnell, unkompliziert und persönlich über die Mitarbeiter-App angefragt werden, wodurch wird die interne Vernetzung und der Wissenstransfer gefördert wird. Zusätzlich kann die Mitarbeiter-App Selfservices anbieten, indem Mitarbeiter Zugriff auf relevante Formulare, Prozesse und Dienste haben. Gleichzeitig bleiben alle Kommunikationswege und Verläufe für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Für das Unternehmen ist eine Mitarbeiter-App hinsichtlich der Informationsführerschaft und ihrer Notfallsicherheit besonders attraktiv, da sie gewährleisten kann, dass wichtige Nachrichten per Push-Benachrichtigung an die Mitarbeiter gesendet werden können.

Eine Mitarbeiter-App kann bei ihrer Einführung zudem zu einer Kostenersparnis beitragen, da sie ermöglicht, private Smartphones der Mitarbeiter nutzen zu können. Je nach Größe der Belegschaft und des Unternehmens, sind die Anschaffungskosten von Firmengeräten nicht zu unterschätzen. Ein weiterer Pluspunkt bei der Nutzung von privaten Geräten: Mitarbeiter führen in der Regel ihr privates Gerät ohnehin mit sich und ist mit dessen Bedienungsweise sehr vertraut. Die positiven Effekte bei Nutzung von privaten Smartphones liegen zwar auf der Hand, aber natürlich schließt das nicht aus, dass ein Unternehmen auch auf Firmengeräte - gegebenenfalls mit hauseigenem Mobile Device Management (MDM) – setzen kann. Die Flexibilität einer Mitarbeiter-App macht dies möglich.

Customizing

Abseits der genannten Vorteile zeichnet sich eine Mitarbeiter-App durch ihre Modularität, ihrem Umfang, aber auch ihrem Look-and-Feel und einem verzahnten Berechtigungssystem aus.

So kann beispielsweise ein Unternehmen gezielt Funktionen und Umfang der eingesetzten Mitarbeiter-App bestimmen und somit genau auf seine Bedürfnisse anpassen. Die einzelnen Funktionen und Berechtigungen zur Nutzung der App können hierbei zentral gesteuert werden, sodass jeder Mitarbeiter den für ihn optimalen Funktionsumfang genießen kann. Diese Berechtigungsprozesse sind dabei stets dynamisch und können den sich ändernden Bedürfnissen für den Mitarbeiter und dem Unternehmen angepasst werden. Anpassungen des Look-and-Feels sind in der Mitarbeiter-App genauso unkompliziert umsetzbar. Visuelle Anpassung an Corporate Design und Corporate Identity spiegeln sich sofort in der Gesamtgestaltung der App wider und machen sie damit einzigartig gegenüber anderen Mitarbeiter-Apps. 

Neben dem Funktionsumfang und dem Look-and-Feel der App können auch Berechtigungsstufen für Mitarbeiter und Nutzer der App problemlos und vielschichtig eingerichtet werden. Dies stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter oder Appnutzer auch nur die Daten sieht und Funktionen nutzen kann, die dafür vorgesehen sind. Gleichzeitig können, unter Anderem, Arbeitsgemeinschaften, Teams oder unternehmensinterne Abteilungen definiert werden – die Customizing-Funktion einer Mitarbeiter-App bietet hier eine schier unendliche Kombinationsmöglichkeit von Gruppenerstellung. Mitarbeiter und Appnutzer müssen sich hierbei keine Gedanken um die korrekte Zuweisung machen, denn alles kann zentral über ein Backend-System gesteuert werden. Gleichzeitig können Nutzer aber auch Gruppenzuweisungen oder zusätzliche Funktionen jederzeit und unkompliziert aus der Mitarbeiter-App heraus beantragen. Die Vielschichtigen Berechtigungsoptionen lassen es zu, dass auch externe Nutzer die Mitarbeiter-App nutzen können, um sich freigegebene Informationen, (News)Beiträge oder Public Relation-Angebote des Unternehmens wahrzunehmen, ohne sensible Informationen einzusehen.

Onboarding

Der Punkt „Customizing“ hat es bereits angedeutet: das Onboarding von Mitarbeitern mittels Mitarbeiter-App ist denkbar einfach. 

Durch die zentrale Steuerung der Mitarbeiter-App über ein Frontend-System ist es möglich, Mitarbeiter und Nutzer für die App anzulegen oder freizuschalten. Berechtigte (administrative) Nutzer des Frontend-Systems können hierfür ein Dashboard nutzen, in dem alle relevanten Daten und Anfragen übersichtlich gelistet werden. Mit nur wenigen Klicks ist eine Anfrage beantwortet und ein neuer Nutzer nun ein Teil der Mitarbeiter-App – und damit ein Teil der Gemeinschaft. Genau wie die App selbst, kann auch das Dashboard und das gesamte Frontend-System dynamisch an die Bedürfnisse eines Unternehmens und der (administrativen) Benutzer angepasst werden. Off-boarding-Prozesse sind, dank des durchdachten Systems, genau so unkompliziert zentral steuerbar: wenige Klicks im Frontend-System reichen aus und das Off-boarding ist vollzogen.

Ideal für Datenschutzbeauftragte

Wie herausgestellt wurde, ist eine zentrale Aufgabe einer Mitarbeiter-App die Kommunikation und Vernetzung von Mitarbeitern untereinander. Hierbei werden natürlich viele Informationen weitergegeben. Einige davon können sensible Inhalte beinhalten, weshalb der Datenschutz ein besonders empfindliches Thema für sich ist, das viel Aufmerksamkeit erfordert.

Eine Mitarbeiter App hat gegenüber anderen Kommunikationsmitteln einen entscheidenden rechtlichen Vorteil: die Sicherstellung des Datenschutzes. Dokumente und Inhalte werden verschlüsselt und sicher gespeichert. Eine Konformität nach DSGVO wird gewährleistet. Ohne eine Mitarbeiter-App nutzen Mitglieder des Unternehmens erfahrungsgemäß unterschiedlichste Messanger und Kommunikationsdienste.

Welche dies genau sind, ist in der Regel nicht bestimmbar oder im Nachhinein für das Unternehmen nachvollziehbar. Viele Kommunikationsdienste nutzen Server aus dem Ausland und unterliegen nicht den strengen Datenschutzrichtlinien Deutschlands. Dies kann unter Umständen dann problematisch werden, wenn Unternehmensrelevante und sensitive Daten zwischen Mitarbeitern ausgetauscht werden. Gleichzeitig ist am Ende kaum nachvollziehbar, wann bereits welche Informationen geflossen sind und welcher Kanal für die Vermittlung genutzt wurde. Das kann dazu führen, dass wichtige Informationen ausbleiben oder nicht ordnungsgemäß dokumentiert werden können. Mit Hilfe einer Mitarbeiter-App sind alle Daten zentral archiviert und können jederzeit bei Bedarf abgefragt werden. Letztendlich unterstützt eine Mitarbeiter-App die gesetzlich erforderliche Anonymisierung von Nutzerdaten, indem ein vollautomatischer Prozess dies für das Unternehmen erledigt.

Wie erfolgreich und sinnvoll eine Mitarbeiter-App sein kann, zeigt die APP 21, die Mitarbeiter-App der Dortmunder Stadtwerke AG. Welche Funktionen und welche Vorteile sie für das Unternehmen bietet, wird in der künftigen Blogreihe zur Mitarbeiter-App APP21 auf appplusmobile.de veröffentlicht. Schauen Sie regelmäßig vorbei, um keinen der Beiträge zu verpassen!